Functiebeschrijving: Wegcommissie SV Noordkop Atletiek

1. Algemeen

De Commissie Wegactiviteiten (CWA) is een van de werkgroepen binnen SV Noordkop Atletiek, die het bestuur ondersteunen in het goed functioneren van de vereniging.

2. Doel

Het primaire doel van de CWA is het organiseren van loopevenementen. De evenementen zijn onder te verdelen in:

wegwedstrijden;
cross- of veldlopen;
trailruns.

Bovendien kan de CWA haar medewerking verlenen aan andere verenigingsactiviteiten.

3. Personele bezetting

Om goed te functioneren bestaat de werkgroep uit 7 tot 9 personen met de volgende functies:

Voorzitter;
Secretaris/notulist;
Wedstrijdsecretaris;
Vrijwilligerscoördinator;
Coördinator start en finish;
Coördinator sponsoring, prijzen/herinneringen;
Coördinator materialen/uitzetten parcours;
PR-functionaris.

4. Taak van Commissie Wegactiviteiten

Verzorgen/organiseren van loopevenementen voor alle binnen onze vereniging sportende wedstrijd en recreatie-groepen, rekening houdend met de wensen van trainers en coaches;
Verzorgen/organiseren van wedstrijdactiviteiten welke voor de nodige publiciteit en goodwill zorgen;
Verzorgen/organiseren van wedstrijden in opdracht van of in samenwerking met de Atletiekunie en andere (regionale)verenigingen;
Leveren van de input voor het jaarlijkse wedstrijdkalender wegactiviteiten.

5. Uitvoering van de taken

De CWA

stelt tijdig de jaarlijkse wedstrijdkalender op en dient deze bij het bestuur in.
neemt deel aan alle nodige besprekingen m.b.t. het samenstellen van deze kalender;
houdt voorbesprekingen voor alle wedstrijden en neemt daarbij de financiële aspecten mede in beschouwing en evalueert nadien;
houdt nauw contact met alle groeperingen binnen het activiteiten- en wedstrijdgebeuren;
meldt waar nodig de wedstrijden aan bij de Atletiekunie en verzorgt alle correspondentie;
rapporteert door middel van notulen en mondeling aan bestuur en indien gewenst aan andere werkgroepen en commissies;
verzorgt door het organiseren van loopevenementen mede de nodige publiciteit en uitstraling voor onze vereniging;
stelt jaarlijks voor 1 februari het verslag van het voorgaande jaar vast en doet een voorstel omtrent de beleidsvoornemens voor het daaropvolgend kalenderjaar. Deze stukken worden aan het bestuur ter goedkeuring aangeboden. Het bestuur legt dit ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering (ALV);
houdt contacten met de gemeente m.b.t. de vergunningen voor het houden van wedstrijden en waar nodig met andere instanties zoals b.v. Politie en EHBO.

6. Organisatie

A. Bekendmaking wedstrijden

Gedurende het jaar houdt de CWA een aantal vergaderingen al naar gelang de aard en het aantal van de activiteiten welke in de wedstrijdkalender voorkomen.
Zij zal deze vergaderingen zo mogelijk meer dan een half jaar van tevoren plannen, rekening houdend met de op handen zijnde activiteit.
Zij draagt er zorg voor dat de benodigde vergunningen c.q. toestemmingen voor de evenementen tijdig worden aangevraagd.
Zo nodig zal tussentijdse, aanvullende informatie aan de belanghebbenden worden verstrekt en zal de CWA zoveel mogelijk via de interne en externe communicatiemiddelen bekendheid aan de te organiseren evenementen geven.

B. Interne communicatie

Tijdens vergaderingen zullen alle wedstrijden vooraf worden doorgesproken en zullen afspraken worden gemaakt met de betrokken functionarissen. Tevens zullen afspraken worden gemaakt m.b.t. het functioneren van het wedstrijdsecretariaat.
Ook zal elk evenement of wedstrijd worden geëvalueerd ten einde gemaakte fouten of tekortkomingen volgende keer te voorkomen.

7. Taakstelling bestuursleden

A. Voorzitter

Geeft algeheel leiding aan de CWA.
Is lid van het algemeen bestuur en vertegenwoordigt dienovereenkomstig de CWA daarin.
Neemt het initiatief inzake de totstandkoming van het jaarverslag en de beleidsvoornemens ten behoeve van de vaststelling door de ALV.
Onderhoud contact met de bestuursleden, de commissie baanactiviteiten (CBA), de trainerscoördinatoren en andere belanghebbenden.
Is verantwoordelijk voor de personele, materiële en financiële inzet van de benodigde middelen.
Stelt alles in het werk om de wedstrijdsport een goede pers te bezorgen.
Zorgt voor een goede verhouding tussen enerzijds het prestatieve en anderzijds het sociale aspect van de sport, in het bijzonder de wegatletiek.

B. Secretaris/Notulist

In overleg met de voorzitter uitschrijven van de vergaderingen en het opstellen van de agenda’s daarvoor.
Verzorgen van notulen en distributie ervan naar belanghebbenden.
Opstellen van benodigde draaiboeken voor de voor de organisatie van wedstrijden.
Tussentijdse informatie aan mede commissieleden overbrengen.
Verzorgen van de correspondentie namens de CWA.
Medewerken aan de voorbereidingen en het realiseren van de evenementen/wedstrijden.

C. Wedstrijdsecretaris

Zorgen voor de inrichting en bezetting van het inschrijfbureau bij wedstrijden.
Zorgen voor de benodigde materialen van het inschrijfbureau.
Regelen van de inschrijvingen en de inning van de inschrijfgelden op de wedstrijddag.
Verwerken van de voorinschrijvingen in het uitslagenprogramma.
Opstellen van de uitslagen totaal en per categorie.
Het zo spoedig mogelijk doorgeven en verspreiden van de uitslagen in- en extern.

D. Vrijwilligerscoördinator

Werving van vrijwilligers ten behoeve van de inzet tijdens wedstrijden.
Bevorderen dat de vrijwilligers de cursus verkeersregelaar volgen.
Het in overleg met de wedstrijdleiding bepalen waar en op welke wijze de vrijwilligers tijdens de wedstrijd langs het parcours worden ingezet.

E. Coördinator start en finish

Opzetten en inrichten van de start- en finishlocatie bij de wedstrijden.
Inzetten van voldoende functionarissen en vrijwilligers bij de wedstrijden ten behoeve van het uitvoeren van de start en finish procedure inclusief de registratie van de finishende deelnemers.

F. Coördinator sponsoring, prijzen/herinneringen

Werving van sponsors ten behoeve voor de onderscheidene wedstrijden.
Het met inachtneming van de financiële mogelijkheden bepalen van het prijzenschema.
Het verzorgen van de herinneringen voor de deelnemers en het organiseren van een ordentelijke uitreiking hiervan.

G. Coördinator materialen/uitzetten parcours

Aanvoeren, plaatsen, opruimen en afvoeren van de voor de organisatie van een wedstrijd benodigde materialen.
Inrichten en bewegwijzeren van het wedstrijdparcours.
Werven en inzetten van de hiervoor benodigde vrijwilligers.

H. PR-functionaris

Verzorgen van de pers- en mediaberichten voor en na de organisatie van evenementen.

8. Jaarplanning

De jaarplanning is afhankelijk van de data voor de verschillende evenementen waar de CWA voor verantwoordelijk is. Twee maanden voor een evenement zal de CWA bijeenkomen om het te organiseren evenement te bespreken en het draaiboek te optimaliseren voor zowel intern gebruik als wel voor het aanvragen van de benodigde vergunning.