Commissie Baanactiviteiten

Functiebeschrijving:

a. De werkgroep

1. Algemeen

De commissie baanactiviteiten (CBA) is een van de commissies binnen SV Noordkop die

het bestuur ondersteunen in het goed functioneren van de vereniging.

2. Doel

Het doel van de CBA is alle wedstrijden en recreatieve activiteiten zo goed en verantwoord

mogelijk te laten verlopen.

3. Personele bezetting

Om goed te functioneren bestaat de commissie uit 7 tot 9 personen met de volgende functies:

  1. De voorzitter,
  2. Notulist/secretaris, verzorgt notulen en administratie.
  3. Coordinator Materialen.
  4. Trainerscoordinator junioren
  5. Trainerscoordinator senioren
  6. PR-functionaris t.b.t. vertegenwoordiging naar de pers e.d.
  7. Vertegenwoordiger Wedstrijdsecretariaat

4. Taak van de commissie

  1. Het coördineren van het gebruik van de atletiekbaan voor trainingen. (baan en weg)
  2. Huurt indien gewenst indooraccommodatie voor trainingen in de winterperiode. (baan)
  3. Houdt het trainerscorps, zowel kwantitatief als kwalitatief op niveau.
  4. Organiseert clinics, opfriscursussen en bijscholingen.
  5. Bewaakt het trainingstechnisch beleid.
  6. Stelt in overleg met de trainers de competitieploegen samen.
  7. Draagt atleten en atletes aan voor deelname aan kampioenschappen.
  8. Levert input voor het wedstrijdjaarplan
  9. Coördineert het aan en afmelden van atleten bij wedstrijden
  10. Bewaakt de prestaties van de atleten
  11. Bewaakt de lijst met clubrecords
  12. Verzorgt thuiswedstrijden voor alle binnen onze vereniging actieve wedstrijdgroepen, rekening houdend met de wensen van trainers, coaches en eventuele sponsors.
  13. Verzorgen van wedstrijdactiviteiten welke voor de nodige publiciteit en goodwill zorgen.
  14. Verzorgen van wedstrijden in opdracht en/of in samenwerking met Atletiekunie, Regionale verenigingen, e.d.

5. Uitvoering van deze taken

  1. De CBA maakt 1 keer per jaar de totale wedstrijdkalender
  2. De CBA neemt deel aan alle nodige besprekingen m.b.t. het samenstellen van deze kalender,
  3. De CBA houdt voorbesprekingen voor alle wedstrijden en evalueert nadien.
  4. De CBA houdt nauw contact met alle groeperingen binnen de activiteiten- en wedstrijdorganisatie.
  5. De CBA vraagt de wedstrijden aan bij de Atletiekunie en verzorgt alle correspondentie dienaangaande.
  6. De CBA rapporteert door middel van notulen en mondeling aan het bestuur.
  7. Jaarlijks zijn er een aantal verplichtingen ten aanzien van het organiseren van wedstrijden voor de Atletiekunie, Regionale verenigingen, enz.
  8. De CBA zal, daar waar nodig is, aan deze verplichtingen voldoen,
  9. De CBA probeert door het naar zich toetrekken van wedstrijden of activiteiten de nodige publiciteit en uitstraling voor onze vereniging te krijgen. Indien hierom wordt verzocht, staat de CBA andere organisaties bij in het organiseren van activiteiten op atletiekgebied.
  10. De CBA stelt jaarlijks voor 1 maart een beleidsplan en begroting samen voor het daaropvolgend kalenderjaar. Zij dient dit ter goedkeuring in bij het bestuur. Het bestuur legt de gezamenlijke beleidsplannen en begrotingen ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering.

6. Organisatie

A. Bekendmaking wedstrijden

  • Gedurende het hele jaar houdt de commissie een aantal vergaderingen naar gelang de aard en het aantal activiteiten welke in het wedstrijdprogramma voorkomen.
  • Zij zal deze vergaderingen tijdig plannen, rekening houdend met de op handen zijnde activiteit(en).
  • In de maand februari zal de CBA een wedstrijdoverzicht van alle thuiswedstrijden doen uitkomen in samenwerking met de CWA met daarin de meest uitgebreide gegevens, zoals overzichten, data van inschrijving, enz.
  • Dit overzicht wordt aan alle omliggende verenigingen toegezonden ter algemene informatie. Een exemplaar wordt aan de gemeente en de Koninklijke Marine gezonden ter vaststelling van de gebruiksuren van de atletiekbaan en het wedstrijdsecretariaat.
  • Zo nodig zal tussentijdse, aanvullende informatie aan de belanghebbenden worden medegedeeld, en zal de CBA d.m.v. plaatsing van advertenties in atletiekbladen en website hieraan bekendheid geven.

B. Interne communicatie

  • Tijdens vergaderingen zullen alle wedstrijden vooraf worden doorgesproken en zullen afspraken worden gemaakt met de betrokken functionarissen.
  • Afspraken worden gemaakt m.b.t. het functioneren van het wedstrijdsecretariaat.
  • Elk evenement of wedstrijd wordt geëvalueerd ten einde gemaakte fouten of tekortkomingen een volgende keer te voorkomen.
  • Ad-hoc werkgroepen kunnen worden samengesteld indien een groot evenement wordt georganiseerd.
  • Ad-hoc werkgroepen hebben nauw contact met de medewerkers van de CBA, maar hebben een eigen verantwoordelijkheid. In de praktijk zullen deze werkgroepen aangevuld worden met medewerkers van de CBA.

7. Taakstelling

1. Voorzitter

  • Het bezoeken van de jaarlijkse kalendervergaderingen van de Atletiekunie;
  • Zorgen dat het besprokene in de vergadering ten uitvoer wordt gebracht, rekening houdend met de financiële mogelijkheden;
  • Jaarlijks opstellen van het beleidsplan met de daarbij behorende begroting.
  • Verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleidsplan;
  • Maakt jaarlijks een overzicht van het gerealiseerde beleid en biedt dat aan aan het bestuur, ten behoeve van de algemene ledenvergadering;
  • Vertaalt het beleid naar de trainingscoördinatoren;
  • Is verantwoordelijk voor de personele, materiële en financiële inzet van de benodigde middelen;
  • Is verantwoordelijk voor de jaarlijkse realisatie van de ingediende begroting;
  • Stelt alles in het werk om de wedstrijdsport een goede pers te bezorgen in de regio en ver daarbuiten;
  • zorgt voor een goede verhouding tussen enerzijds het prestatieve en anderzijds het sociale aspect van de sport, in het bijzonder de atletieksport;
  • Contact onderhouden met het bestuur en andere belanghebbenden;
  • De voorzitter van de CBA kan zijn punten via de Bestuurvergaderingen ter sprake brengen;
  • Gereedmaken van het wedstrijdoverzicht;
  • Meewerken aan voorbereidingen en het verzorgen van wedstrijden;


 

2. Secretaris/Notulist

  • Uitschrijven van vergaderingen;
  • Maken van agenda’s voor vergaderingen;
  • Verzorgen van notulen en verzending ervan naar belanghebbenden;
  • Tussentijdse informatie aan eigen medewerkers overbrengen;
  • Meewerken aan voorbereidingen en verzorgen van wedstrijden;

3. Jurycoördinator

  • Beheren en instandhouden van het jurykorps;
  • Afspraken maken voor de inzet van het jurykorps;
  • Organiseren bijscholing jurykorps;
  • Doorgeven van deze afspraken aan de op de wedstrijddag verantwoordelijke wedstrijdleider;

4. Coördinator Materialen

  • Inventariseren en in stand houden materiaalbehoefte;
  • Zorgen voor aankoop en vervanging van wedstrijd- en oefenmateriaal;
  • Gereed zetten van materiaal en het uitzetten van sectoren voorafgaand aan door SV Noordkop georganiseerde wedstrijden;
  • Zorgen voor materiële ondersteuning tijdens wedstrijden;
  • Afspraken maken m.b.t. het in te zetten aantal medewerkers;
  • Doorgeven van deze informatie aan de op de wedstrijddag verantwoordelijke coördinator;

5. Trainerscoordinator

  • Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid zoals verwoord in het jaarlijkse beleidsplan, binnen de daarin gestel de financiële kaders;
  • Is verantwoording verschuldigd aan de voorzitter commissie baanactiviteiten;
  • Is in overleg met de trainers verantwoordelijk voor de vormgeving van de jaarplannen per trainer;
  • Is in overleg met de trainers verantwoordelijk voor de juiste uitvoering hiervan;
  • Is in overleg met de trainers verantwoordelijk voor de coaching van de vertegenwoordigende ploegen;
  • Uitvoering dient niet alleen gericht te zijn op het prestatieve, maar met name ook op het terrein van cohesievorming binnen de groepen (begeleiding);
  • Naast inhoudelijke en organisatorische coördinatie is de trainingscoördinator verantwoordelijk voor de onderlinge communicatie tussen de diverse trainers;
  • Bij te dragen aan een logische overgang van jeugd naar senioren, en daar in voorwaarden scheppende zin mee bezig te zijn;
  • Is verantwoordelijk voor de noodzakelijke her, om en bijscholing van de trainers;
  • Dient zorg te dragen voor een goede informatievoorziening voor deskundigheidsbevordering van zichzelf en de trainers;
  • Dient via de trainers externe activiteiten te stimuleren ter vergroting van de onderlinge sfeer en band binnen de groep/vereniging;
  • Is verantwoordelijk om in onderlinge communicatie de trainingscoördinatie af te stemmen;
  • Is verantwoordelijk voor een goede communicatie tussen trainers en ouders/verzorgers;

6. Wedstrijdsecretariaat

  • Draagt zorg voor het bekend stellen van het wedstrijdoverzicht waaraan de vereniging in clubverband deelneemt;
  • Verstrekt informatie van overige interessante wedstrijden. Deze kunnen zowel in clubverband als individueel bekend gemaakt worden;
  • De volgende personen moeten op de hoogte zijn van de wedstrijden:
  • de wedstrijdsecretaris Uit
  • de trainingscoördinatoren
  • alle trainers en coaches
  • de jury coördinator
  • de coördinator materialen
  • de voorzitter van de recordcommissie.
  • De wedstrijdsecretaris kan op de website van de Atletiekunie de adres gegevens van wedstrijdsecretariaten van andere aangesloten verenigingen vinden. Verzorgt tijdige inschrijving voor wedstrijden waarvoor aanmeldingen van trainers, coaches en/of leden ontvangen zijn. Hierbij dient door de leden de aangegeven sluitingsdatum in acht te worden genomen;
  • In het voorjaar wordt door de wedstrijdsecretaris een verslag gemaakt ten behoeve van het jaarverslag wat in maart tijdens de ALV aan de leden ter goedkeuring wordt voorgelegd;

7. Trainer/Coach

  • Heeft tot taak om binnen de gestelde kaders zoals verwoord in het jaarlijks beleidsplan, en binnen de kaders die gesteld worden door de trainingscoördinator, de wekelijkse trainingen te verzorgen;
  • Is verantwoordelijk voor de nadere uitwerking van de jaarplanning voor zijn groep, in nauwe samenwerking met de trainingscoördinator;
  • Is verantwoordelijk voor de methodisch/didactische vormgeving van de trainingen;
  • Is verantwoordelijk voor de coaching van:
    • de ploegen in clubverband,
    • van de tot zijn groep behorende atleten bij wedstrijden
    • van individuele atleten op kampioenschappen, daarvoor in overleg aangewezen door de trainingscoördinator;
  • Is verantwoordelijk voor met name de cohesie vorming (begeleiding) binnen de hem toegewezen groep, en in tweede instantie voor het prestatieve niveau zowel voor de topatleet als voor de breedte sporter;
  • Dient bij te dragen aan externe activiteiten ter vergroting van de onderlinge sfeer en band binnen zijn groep;
  • Draagt mede bij aan een betere afstemming tussen de diverse groepen, uiteraard in samenspraak met de verantwoordelijke trainingscoördinator;

6. P.R. functionaris

  • Ontvangen, bewerken en doorgeven van relevante gegevens van clubactiviteiten en sportieve resultaten naar de verschillende media zowel in als buiten de vereniging. Gedacht wordt hier aan: Dag- en weekbladen, lokale en regionale websites, clubblad, lokale en regionale radio en/of tv zenders;

7. Vertegenwoordiger wedstrijdsecretariaat thuiswedstrijden

  • Point of contact van de vereniging bij de organisatie van thuiswedstrijden;
  • Ontvangst van en het coördineren van inschrijvingen van externe atleten bij thuiswedstrijden;
  • Het maken van afspraken voor de organisatie van een thuiswedstrijd. Hierbij wordt gedacht aan:
    • Inhuren elektronische tijdwaarneming indien vereist/gewenst,
    • Inhuren afstandmeetinstallatie bij werpnummers indien vereist/gewenst,
    • Coördineren van de organisatie relevant voor de wedstrijd conform het draaiboek “organisatie thuiswedstrijden baan” zoals:
      • het versturen van een chronoloog voor de wedstrijd,
      • aanvraag kantinecommissie,
      • aanvraag juryleden,
      • aanvraag wedstrijdsecretariaat,
      • coördinatie startnummers voor deelnemers,
      • aanvraag accommodatie bij eigenaar,
      • coördineren van eventuele prijzen, etc.

Jaarplanning

Januari

  • Laatste hand leggen aan het wedstrijdoverzicht samen met CWA en het publiceren hiervan;

Februari

  • Verzenden van wedstrijdoverzicht naar de verschillende verenigingen, instanties en verdere belanghebbenden;
  • Inleveren jaarverslag bij commissievoorzitter of secretaris;

Maart

  • Eerste voorbereidende besprekingen voor de wedstrijden in het komende seizoen;

April - Mei - Juni - Juli

  • Lopende zaken behandelen;
  • Meestal 4 tot 6 weken voor de geplande wedstrijden een voorbespreking houden;
  • Binnen het tijdsbestek van 1 maand het evalueren van voorbije wedstrijden;

Juli - Augustus

  • Samenstellen van de voorlopige wedstrijdkalender;
  • 1e bespreking boscross o.a. sponsoringaffiches;

September

  • Samenstelling beleidsplan voor het komende jaar;
  • Samenstellen begroting;
  • Eerste bespreking van voorlopige kalender in de werkgroep en in de Regio vergadering;
  • Voorlopige aanvraag competities;

Oktober

  • Samenstelling wedstrijdkalender voor het komende jaar;
  • Definitieve vaststelling van de kalender in de regio;

November

December

  • Samenstellen van wedstrijdoverzicht samen met CWA voor het komende jaar, uitwerking van de tijdschema's e.d;

 

Inschrijven Ingeloop 2017

Deelnemers Ingeloop 2017

Frits Kraaij
Henk Ossebaar
Joop Menke
Annemarie van Doorn
Sjoerd en Brigitte v Graafeijland
Ron van Buuren
Dennis Curvers
Sjoerd Krijns
Ralph de Gast
Peter Laan
Trudi en Ruud
Pieternel Ruiten
Roel Verschoor
Peter Schuijt
Gabriele Ferrari
Marianne Meijer
maarten dijker
Nel Pot
Judith hartman
chris vermeulen
Danny den Boer
Willeke Maas
chris van kooten
Petra de Bock
Wim Ouwens
RuuRd Boomstra
Tineke Mellema
Inge Sijnesael
Herman Lammers
Marianne Bremer
Johan Schoonheden
Edwin Agema
Helma Sandkuijl
Frits van Twuyver
Chris Everhardus
Lammert Jager
henk mosk
Ineke Smit
Myra van Es
Peter van der Heide
Simon Abbink



Agenda Wedstrijden e.d.

4juli
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Halve marathon in 3 dagen
19juli
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Zee van Tijd Strandloop
2aug
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Zee van Tijd Strandloop
30aug
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Overlevingsloop 2017